KLACHTENREGLEMENT

De opleiding gaat er van uit dat de in geval van conflicten tussen studenten, docenten, medewerkers en directie er voldoende gelegenheid is tot gesprek en bemiddeling en dat dit ook de eerste stap is bij het oplossen van die conflicten.

Vervolgens dient er een officiële klachtenbrief geschreven te worden aan Holos Academie t.a.v. De directie. De directie zal binnen 28 dagen werkdagen een reactie geven op de brief.

In de gevallen waarin de bovenstaande procedures niet meer voldoen, treedt de hieronder opgenomen klachtenregeling in werking.

Artikel 1

Een klacht dient zo spoedig mogelijk na het voorval waarop deze betrekking heeft, maar in ieder geval binnen een termijn van 3 maanden schriftelijk te worden ingediend bij de klachtencommissie. Anonieme meldingen worden niet in behandeling genomen.

Artikel 2

De opleiding kent een onafhankelijke klachtencommissie bestaande uit drie personen. De directie van de opleiding benoemt de voorzitter en de leden. De voorzitter is een jurist en komt van buiten de opleiding. Voorzitter en leden van de commissie worden voor een periode van drie jaar benoemd. Zij kunnen worden herbenoemd. De commissie kent de volgende leden:

• Bram van Weijsten, jurist en tevens voorzitter van de commissie

• Ilona Ruggenberg, lid van de commissie
• Sarah Oomen, massagetherapeut

Artikel 3

Een klacht wordt in een gesloten enveloppe ingediend bij het secretariaat van Holos Academie met de melding ‘ter attentie van de klachtencommissie’. Het secretariaat draagt zorg dat de klacht binnen 7 werkdagen ongeopend naar de klachtencommissie wordt gestuurd.

Artikel 4

De klacht bevat in ieder geval:

• De naam van de (ex) student
• De naam van de aangeklaagde
• Een omschrijving van de klacht
• De correspondentie en andere stukken die relevant zijn voor de klacht.

Artikel 5

Binnen vier weken na ontvangst van de klacht komt de commissie bijeen om de klacht te bespreken. De commissie kan ook telefonisch vergaderen. Indien de klacht niet duidelijk is, wordt de student in de gelegenheid gesteld om binnen een termijn van drie weken de klacht aan te vullen. De klachtencommissie stuurt de student een ontvangstbevestiging.

Artikel 6

• Een klacht zal altijd vertrouwelijk worden behandeld.
• Indien de commissie de klacht ontvankelijk beschouwt, stelt ze een onderzoek in met hoor en wederhoor. In dit onderzoek hoort de commissie de student en de aangeklaagde afzonderlijk. Indien beide partijen daarmee instemmen, kan de commissie hen in één zitting samen oproepen.
• De commissie kan getuigen horen, al dan niet op verzoek van de student of aangeklaagde.
• De commissie kan partijen of derden vragen, stukken te verstrekken, die van belang kunnen zijn bij de behandeling van een klacht.
• Beide partijen hebben recht op inzage in alle stukken die in het kader van de behandeling van de klacht worden ingebracht.
• Tijdens het onderzoek kunnen student en aangeklaagde zich desgewenst laten bijstaan. De kosten voor de bijstand komen voor eigen rekening van de partijen.
• Het horen van student, aangeklaagde en eventuele vertegenwoordigers vindt plaats in besloten zittingen
• Een ieder die in het kader van het onderzoek wordt gehoord is, voor zover wettelijke regelingen dit niet verhinderen, verplicht de gevraagde informatie te verschaffen.
• Van het hoorgesprek wordt een verslag gemaakt. Het verslag wordt binnen 3 weken na het horen, naar de betrokkenen toegezonden om voor akkoord te worden ondertekend.

Artikel 7

Uiterlijk drie maanden na ontvangst van de klacht geeft de commissie schriftelijk haar oordeel over de klacht. Indien nodig, kan de commissie in overleg met de student en de aangeklaagde van deze termijn afwijken.

Artikel 8

De klachtencommissie verklaart de klacht in haar uitspraak:

• Niet ontvankelijk, dan wel
• Ongegrond, dan wel
• Gegrond

De uitspraak vermeldt de gronden waarop het oordeel berust.

Artikel 9

Indien de klachtencommissie de klacht niet ontvankelijk dan wel ongegrond acht, brengt zij haar uitspraak ter kennis van de student, de aangeklaagde en de directie van de opleiding. Indien de klachtencommissie de klacht gegrond acht, dan brengt zij haar uitspraak ter kennis van de directie van de opleiding. De commissie vermeldt in haar uitspraak welke maatregel zij de directie van de opleiding adviseert te nemen. Tevens brengt de commissie haar uitspraak ter kennis van de student en de aangeklaagde.

Artikel 10

De directie van de opleiding kan met betrekking tot studenten tot één of meerdere van de volgende maatregelen besluiten:

• Waarschuwing
• Berisping
• Ontzegging van de toegang tot met name genoemde onderdelen van het onderwijs
• Ontzegging van gebruik van met name genoemde voorzieningen
• Intrekking van de inschrijving dan wel opzegging van het contract

Artikel 11

De directie van de opleiding kan met betrekking tot medewerkers tot één of meerdere van de volgende maatregelen besluiten:

• Waarschuwing
• Berisping
• Schorsing
• Opzegging van de lesovereenkomst dan wel beëindiging van het contract.

Artikel 12

Het besluit van de directie van de opleiding over de te nemen maatregel(en) wordt binnen twee maanden schriftelijk ter kennis gebracht van de klachtencommissie, de student, de aangeklaagde. Indien de directie niet besluit tot de maatregel, die de commissie adviseert, dan motiveert zij dit besluit. 

Artikel 13

Klachten en de wijze van afhandeling worden geregistreerd en in het studentdossier bewaard voor een periode van 10 jaar.